vhs.Layout - Software zur Programmhefterstellung für Volkshochschulen

 

Screenshot vhs-Layout

Mit vhs.Layout zum vhs-Programm

Die Veranstaltungen Ihrer Einrichtung erfassen und verwalten Sie in der Verwaltungssoftware, mit vhs.Layout publizieren Sie Ihr Programm.
vhs.Layout unterstützt Sie beim systematischen, konsistenten und vollständigen Erfassen Ihres Programms, es weist auf unvollständige oder fehlerhafte Angaben hin und vereinfacht den Weg Ihres Programms sowohl ins gedruckte Programmheft als auch ins Internet:
• Programmstruktur (Programm- und Themenbereiche) organisieren
• gleichartige Veranstaltungen in Publikationen einheitlich darstellen
• Dokumente platzieren
• Querverweise definieren
• Stichworte organisieren und zuordnen
• Fehler auffinden und korrigieren
• Probe- und Korrekturausdrucke erstellen
• Satzdatei für Grafiker/in oder Druckerei erstellen

vhs-Layout ist in einer Version für SQL-BASys seit 2002 in der vhs Fürth im Einsatz, seit 2003 in der vhs Schwabach.

Programmstruktur organisieren

vhs.Layout bietet Ihnen eine eigenständige Strukturverwaltung mit beliebiger Tiefe. Diese
verwenden Sie, um Ihr gedrucktes Programm und (optional) Ihre Webseite inhaltlich zu
strukturieren. In vhs.Layout angelegte Themenbereiche liefern automatisch Zwischenüberschriften und Inhaltsverzeichnisse im Programmheft oder Internet, sind Anker- oder Zielpunkt für Verweise und eingebettete Dokumente und Stichworte. Die integrierte Strukturverwaltung lässt sich an einen in der Verwaltungssoftware ggf. vorhandene Strukturverwaltung anbinden.

Gleichartiges einheitlich darstellen – Flexibilität bewahren

Sollten Sie häufiger ihre Orts- oder Terminangaben bei „individuellen Terminangaben“ o.ä. erfassen, weil das „im Layout nicht richtig rauskommt“, müssen Sie bei nachträglichen Änderungen und Veranstaltungskopien jeweils doppelt erfassten Orts- und Terminangaben berücksichtigen. Ihre individuellen Terminangaben werden individueller sein, als es Ihnen lieb sein kann.
Mit vhs.Layout können Sie alle systematisierbaren Angaben zu einer Veranstaltung systematisch erfassen, da sich die Formatierung flexibel an von Ihnen definierte Regeln anpassen lässt. Ob eine Ausnahme dann noch nötig ist, müssen Sie entscheiden. vhs.Layout verwendet Vorlagen und eine leistungsfähige Textgenerierung um aus Ihren Eingaben auf verschiedene Veranstaltungsarten optimierte Satzergebnisse zu erstellen.
Die Textgenerierung selbst lässt sich auf mehreren Ebenen (Symbole, Begriffe, Phrasen,
Veranstaltung) ohne Programmänderung fein justieren. So sind nachträgliche Detailanpassungen schnell oder auch versuchsweise möglich (einfaches Beispiel aus Fürth: die Abkürzung „k.E.“ sollte durch den Volltext „keine Ermäßigung“ ersetzt werden).
Innerhalb der Regeln bleibt genügend Spielraum, wobei höchstes Ziel ein durchgängiges
Erscheinungsbild ist. Dafür wird eine minimale aber ausreichende Menge von Formatierungskennzeichen unterstützt, beispielsweise die HTML-Elemente <b> und <i>, wobei die Möglichkeit besteht, uneinheitlich verwendete HTML-Elemente in eine einheitliche Darstellung zu überführen (z.B. <u>nterstrichen durch <b>old ersetzen). Im Satz nicht verarbeitbarer Markup wird ausgefiltert.
Die einheitliche Gestaltung wird durch eine Umsetzung von Spiegelstrichen in Aufzählungen sowie optionale regelbasierte Hervorhebung, z.B. Bitte mitbringen: großes Handtuch) weiter unterstützt.

Dokumente platzieren

Mit vhs.Layout ordnen Sie einer Veranstaltung oder einem Themenbereich Dokumente zu und legen dabei fest, ob ein Dokument am Anfang oder Ende eines Themenbereichs, vor oder nach einer Veranstaltung erscheinen soll. Für ein optimales Ergebnis müssen einzubettende Dokumente derzeit noch geeignet vorformatiert sein.
Querverweise definieren vhs.Layout kennt Themenbereiche und Veranstaltungen sowohl als Ziel als auch als Position eines Querverweises. Genau wie Dokumente können Verweis vor oder nach Veranstaltungen bzw. am Anfang oder Ende von Bereichen erscheinen. Wenn Sie indirekt (über einen Themenverweis) auf mehrere Veranstaltungen verweisen, erstellt vhs.Layout auf Wunsch automatisch die Verweistexte und bezieht dabei die Kursnummern mit ein. Wenn Sie einen Mehrfachabdruck einer Veranstaltung oder eines Themenbereichs wünschen, müssen Sie nichts umkopieren, mit vhs.Layout-
Querverweisen geht das automatisch.

Stichworte organisieren und zuordnen

Die eine oder andere Verwaltungssoftware bietet Ihnen an, Stichworte zentral zu hinterlegen und dann bei einem Kurs „anzulegen“. Sie haben am Ende umständlich eine Menge Worte hinterlegt und jedes Stichwort bei jedem Kurs, den es betrifft „angelegt“, kurz, eine Menge Arbeit. Ein Stichwortverzeichnis haben Sie damit noch lange nicht.
vhs.Layout ermöglicht es natürlich auch, Stichworte einer einzelnen Veranstaltung zuzuordnen. In den meisten Fällen müssen Sie das aber gar nicht: 95% der Stichworte werden Sie erfahrungsgemäß mehreren Veranstaltungen zuordnen wollen. vhs.Layout ermöglicht es Ihnen auch hier, systematisch vorzugehen: Sie fassen die Veranstaltungen eines Themas in einem Bereich zusammen und weisen die Stichworte, die auf das Thema passen, dem Bereich zu. Ein Mal, und nie wieder! Darüber hinaus können Sie mit vhs.Layout eine ausgefeilte Hierarchie von Stichworten verwalten und diese einfachst ins Programmheft einbinden.

Fehler auffinden und korrigieren und Probe- und Korrekturausdrucke erstellen

Ob die zu einer Veranstaltung erfassten Daten vollständig und in sich stimmig sind und schließlich auch noch ohne weiteren Eingriff sauber gesetzt werden, sagt Ihnen Ihre Verwaltungssoftware in der Regel nicht oder nur unzureichend.
vhs.Layout bietet vielfältige Möglichkeiten, Eingabefehler zu lokalisieren. Das Vorschaufenster zeigt Ihnen das Layout-Ergebnis schon während Sie die Veranstaltung erfassen. Sie haben damit jederzeit eine unmittelbare Layoutkontrolle. Zusätzlich können Sie einzelne Veranstaltungen, Bereiche bzw. Themen oder das ganze Programm entweder in einer dem Satz gut angenäherten Schnellvorschau, als Textverarberbeitungsdokument (unterstützt wird: Word, OpenOffice.org) oder als Satzdatei (InDesign) erzeugen lassen. Jederzeit! Ein Programmbereich ist in wenigen Sekunden in Word oder OpenOffice.org gesetzt, selbst in InDesign dauert es nur wenige Minuten.
Gerade in stark arbeitsteilig organisierten Einrichtungen gewährleistet dies maximale Flexibilität. Darüber hinaus werden in vhs.Layout bei jedem Layout-Vorgang pro Kurs nebenbei etwa 50 Plausibilitäts-Tests durchlaufen, die Ihre Eingaben auf Vollständigkeit und Konsistenz prüfen. Klare Hinweise, Warnungen und Fehlermeldungen unterstützen Sie dabei, die Angaben zu überprüfen und zu korrigieren. Diese lassen sich automatisiert in alle Vorschauen und Probeausdrucke einbetten. Durch den hohen Automatisierungsgrad lässt sich der Zeitpunkt, ab dem Sie die Layout-Daten vom Verwaltungsprogramm trennen – ab dann müssen Sie Änderungen Ihrer Planung
doppelt erfassen – sehr kurz vor die Abgabe der Satzdatei bei der Druckerei legen.

Last but not least: Die Satzdatei

Ein gestalterisch anspruchsloses Programmheft können Sie auch direkt mit einem Word-Dokument erstellen. Die Ausgabe aus Lissy für Windows und Basys und ggf. ein paar Makros bringen Sie schon recht weit. Sobald Ihre Ansprüche etwas weiter gehen, geben Sie ihre Export-Datei wahrscheinlich an eine/n Grafiker/in (oder an die ARGE Satzautomation, die Ihnen aus Ihrer Kufer-Datenbank ein fertiges, nicht mehr bearbeitbares PDF liefert). Oder Sie setzen selbst. Je nach dem, wie sauber Ihre Daten erfasst sind und wie gut die vorhandene Exportroutine an Ihre Bedürfnisse angepasst wird, bedeutet es mehr oder weniger Arbeit, um zum letztendlichen PDF für die Druckerei zu kommen.
vhs.Layout lässt Ihnen hier alle Wege offen: Sie können das automatisch erstellte InDesign-Dokument selbst nachbearbeiten – soweit das mit vhs.Layout überhaupt nötig ist – oder dies externen Partnern überlassen. Satzdokumente mit Layoutanforderungen, wie sie auch mit der Lösung ARGE-Satzautomation halbautomatisch mit einigen Stunden Wartezeit umgesetzt werden, erzeugt vhs.Layout ohne weiteren Eingriff unmittelbar, in wenigen Minuten und vollautomatisch (im Augenblick mit Ausnahme vordefinierter Umbrüche). Und Sie behalten die letzte Kontrolle!