Mit nur wenigen Klicks ermöglicht ein neues Modul im itm:PORTAL einen digitalisierten und automatisierten Rechnungs-Workflow für (Teil-)Honorarabrechnungen. Dozierende können über das itm:PORTAL eine Teilabrechnung für ihre geleisteten Kurse anlegen, die von Mitarbeitenden der Verwaltung in einem Workflow-Prozess geprüft, freigegeben oder abgelehnt werden kann. Der Verwaltungsaufwand für den Prozess der Honorarabrechnungen reduziert sich dadurch erheblich – sowohl für Kursleitungen als auch für Verwaltungsmitarbeitende.

Viele Dozierende wünschen eine Abrechnung ihrer Kurse nicht erst nach Kursende, sondern eine Teilabrechnung ihrer Honorare zum Beispiel am Monatsende. Dazu muss die Kursleitung die abzurechnenden Termine an den Bildungsträger übermitteln – was häufig über Formulare oder Papierdokumente geschieht. In der Verwaltung wiederum müssen die Daten manuell in das Verwaltungsprogramm oder Rechnungsprogramm übertragen werden. 

Schlanker und einfacher geht das mit dem neuen Modul. Die Kursleitung loggt sich in das itm:PORTAL ein und kann dort unter „Abrechnung“ die Kurse/Termine einsehen, die abrechenbar sind. Innerhalb eines mehrtägigen Kurses können abgeschlossene Termine ausgewählt werden, für die eine Teilabrechnung gewünscht wird. Falls notwendig, lässt sich auch eine digitale Unterschrift ergänzen. Sodann startet der Workflow zur Freigabe. Der Bildungsträger erhält eine E-Mail-Nachricht mit Link zum itm:PORTAL. Im PORTAL kann nach Login die Abrechnung angenommen oder abgelehnt werden. Erst bei Bestätigung werden die Daten automatisch in das jeweilige Verwaltungsprogramm übernommen. Es ist keine manuelle Eingabe und auch kein Ausdruck notwendig. Dozierende haben über die Maske auch die Möglichkeit, zusätzlich gehaltene oder abgesagte Termine anzugeben. Wie weit die Flexibilität in diesem Punkt gehen soll, kann individuell festgelegt werden.

Damit sorgt das neue Modul für einen automatisierten und digitalisierten Prozess.