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Die digitale Transformation im Abrechnungswesen

Papierlose Honorarabrechnungen verschlanken den Abrechnungsworkflow

Das Abrechnungswesen der Bildungsträger ähnelt sich vielerorts: eine Vielzahl an Honorarkräften reicht die Abrechnungen und Stundennachweise nach Ende eines Semesters oder Kurses in Papierform ein. Mitarbeitende in der Verwaltung prüfen und gleichen mit den Daten im Verwaltungsprogramm ab und verbuchen diese dort manuell. Ein zeitraubender Vorgang, der zudem anfällig für Fehler ist.

„Es war uns ein Anliegen, für schlankere Prozesse zu sorgen, die unsere Mitarbeitenden und Dozierenden entlasten. Wir haben die ITEM KG mit der Digitalisierung dieses Workflows beauftragt.“, sagt Markus Bassenhorst, Leiter der Volkshochschule Erlangen. Speziell in den vhs Schulkooperationen wird der Handlungsbedarf deutlich. Die vhs Erlangen gestaltet für 17 Erlanger Schulen den offenen und gebundenen Ganztag sowie Lernförderprojekte. Mehr als 330.000 Teilnehmerdoppelstunden haben die über 200 Dozierenden im Schuljahr 2020/21 in den Bereichen Ganztag und Lernförderung abgehalten. Hier gibt es viele organisatorische Herausforderungen: Es kommt zu Terminausfällen, Vertretungsstunden werden gehalten und Kurszeiten überzogen.

„Unser bisheriger Abrechnungsprozess war für die Bedarfe nicht optimal ausgelegt. Zudem ist die gängige Praxis in der Erwachsenenbildung, Honorarabrechnungen erst nach Kursende einzureichen, bei halb- oder ganzjährigen Kursen nicht sinnvoll.“, erklärt Bassenhorst. „Mit der Abrechnungsfunktion über das itm:PORTAL haben wir eine Lösung gefunden, die eine flexible, standardisierte Abrechnung für Kursleitungen ermöglicht und den Arbeitsaufwand für unsere Mitarbeitenden deutlich reduziert.“, ergänzt Heidi Gottschalk, pädagogische Planerin in den Schulkooperationen. Die speziellen Rahmenbedingungen der Schulkooperationen bildet das itm:PORTAL dabei umfassend ab.

Digitale Abrechnung über das itm:PORTAL

Dozierende rechnen ihre Kurstermine über das webbasierte itm:PORTAL ab. Zusätzlich besteht die Option, weitere Anwendungsfälle anzugeben:

  • Ausfälle von Terminen
  • Abweichende Dauer von geplanten Terminen
  • Zusatztermine zu vorhandenen Kursen
  • Vertretungsstunden

Über einen Freigabe-Workflow wird die Abrechnung im itm:PORTAL durch einen Mitarbeitenden geprüft, angenommen oder abgelehnt. Bei Annahme wird ein PDF-Dokument der Abrechnung erstellt. Die entsprechenden Sollstellungen im Verwaltungsprogramm werden verbucht und zur Auszahlung bereitgestellt. Alle kursspezifischen Einträge, die im itm:PORTAL vorgenommen werden, werden automatisiert über die Schnittstelle in das Verwaltungsprogramm übertragen. Es ist keine manuelle Eingabe und auch kein gesonderter Zugang zum Verwaltungsprogramm erforderlich.

„Die Programmierer der ITEM KG haben das Setting unserer Schulkooperation genau erfasst und in konkrete Vorschläge umgewandelt. Einzelne Projektschritte wurden gemeinsam besprochen und rasch umgesetzt. So entstand diese für uns maßgeschneiderte Lösung.“, fasst Heidi Gottschalk zusammen.

Und auch für ihren regulären Volkshochschulbetrieb plant die vhs Erlangen, digitalisierte Abrechnungen mit dem itm:PORTAL einzuführen – dann ohne die speziellen Anwendungsfälle der Schulkooperationen. Denn weniger Papier, weniger manueller Aufwand und sichere, standardisierte Workflows sind im digitalen Zeitalter fast schon zu einer Notwendigkeit geworden.


Digitalisieren auch Sie Ihre Honorarabrechnungen. Papierlos, strukturiert und per Direktschnittstelle zu den Verwaltungsprogrammen itm:MANAGER und KuferSQL. Das ist das Abrechnungswesen von itm:PORTAL.

28.01.23 20:50:35