Der Bereich itm:PORTAL Kursleitung bietet den Dozierenden einen gezielten Zugriff auf für sie relevante Kursplanungs- und Abrechnungsfunktionen, detaillierte Kursübersichten, Teilnehmerlisten und die Möglichkeit, mit der Bildungseinrichtung zu kommunizieren.
Über den Online-Zugang haben Kurseitungen einen ortsunabhängigen Zugang, der ihnen sowohl einen komfortablen Überblick über deren kursrelevanten Informationen und Einstellungen bietet, als auch einen digitalisierten und automatisierten Rechnungs-Workflow für (Teil-)Honorarabrechnungen ermöglicht.
- benutzerfreundlich umgesetzte Kategorisierungs- und Filterfunktionen bieten einen schnellen Zugang zu kursverwaltungsrelevanten Informationen wie z. B. Teilnehmerlisten etc.
- digitale Unterzeichnung von Honorarverträgen
- Terminplanung einfach gemacht – es können Terminvorschläge abgegeben, direkt erstellt oder Kurse abgesagt werden
- Anwesenheitserfassung
- digitalisierter und automatisierter Rechnungs-Workflow für (Teil-)Honorarabrechnungen
Aktuell verfügbare Module
Start
Mein Profil
Meine Kurse
Planung
Dokumente
Abrechnung
Dialog
Startseite
Flexibel gestaltbar!
Auf der Start- bzw. Home-Seite können Sie wichtige Informationen im Voraus mitteilen, um den Einstieg in das itm:PORTAL für Kursleitende zu erleichern.
Auch Dateien zum Download oder eine kurzes Video können auf der Startseite angehängt werden.
Im Bereich oben rechts können Sie die Sprache (Englisch, Deutsch) einstellen. Desweiteren befindet sich hier Ihr persönliches Postfach sowie der Ab- und Anmelde-Bereich.
Mein Profil
Pflege der persönlichen Daten!
In Mein Profil gewährt itm:PORTAL den Kursleitenden die Einsicht und Bearbeitung der eigenen Personen- und Bankdaten.
Zudem kann eine Beschreibung zur eigenen Person hinterlegt werden.
Meine Kurse
Detaillierte Kursübersicht!
Unter Meine Kurse werden die Kurse angezeigt, die den Kursleitenden im Verwaltungsprogramm zugewiesen sind.
Die Ansicht der Kurse kann über verschiedene Filter- und Sortierungsmöglichkeiten angepasst werden. So hat der Kursleitende z. B. die Möglichkeit, sich nur aktuelle oder alle Kurse anzeigen zu lassen.
Zudem kann über 'Aktionen' in die Kurs-Details gewechselt werden.
Hier werden dem Kursleitenden nochmal alle wichtigen Informationen (Kursbeschreibung, Termine, Anzahl Teilnehmende, Gebühren, etc.) zu dem Kurs gezeigt.
Planung
Kursangebote auf einen Blick!
In der Planung wird dem Kursleitenden eine übersichtliche Aufstellung von Kursangeboten dargestellt.
Unter der Angebotsplanung finden Sie Kursangebote, die sich in der Planung befinden und noch nicht vom Kursleitenden bestätigt worden sind.
Bei bestätigten Angeboten handelt es sich um Kurse, die für den Kursleitenden stattfinden oder stattgefunden haben.
Dialog
Kommunikation & Austausch!
Nachrichtenzentrale im itm:PORTAL für Kursleitende.
Hier kann der Kursleitende mit der VHS kommunizieren und Nachrichten z. B. zu einem Kurs austauschen.
Über ein extra Postfach-Symbol im obigen-rechten Bereich werden eingehende Nachrichten angezeigt.
Viele Dozierende wünschen eine Abrechnung ihrer Kurse nicht erst nach Kursende, sondern eine Teilabrechnung ihrer Honorare zum Beispiel am Monatsende. Dazu muss die Kursleitung die abzurechnenden Termine an den Bildungsträger übermitteln – was häufig über Formulare oder Papierdokumente geschieht. In der Verwaltung wiederum müssen die Daten manuell in das Verwaltungsprogramm oder Rechnungsprogramm übertragen werden. Mit nur wenigen Klicks ermöglicht ein neues Modul im itm:PORTAL einen digitalisierten und automatisierten Rechnungs-Workflow für (Teil-)Honorarabrechnungen.
Mit dem neuen Hauptmenüpunkt Abrechnung können die Abrechnungsdaten erfasst werden.
Folgende Anwendungsfälle werden in der Abrechnung erfasst:
- Abrechnung einzelner Kurstermine
- Ausfälle von Terminen
- Abweichende Dauer von geplanten Terminen
- Zusatztermine zu vorhandenem Kurs
- Vertretungsstunden
Der Abrechnungsbereich gliedert sich in drei Schritte. Zunächst erfolgt die Kursauswahl, zu denen eine Abrechnung durchgeführt werden soll. In der Ansicht werden alle Kurse in der Übersicht angezeigt.
Mit Auswahl der „Termine“ werden alle Einzeltermine einer Kursreihe angezeigt. Nach Auswahl der abrechenbaren Termine wird per Klick auf den Button „Termin/e abrechnen“ der Abrechnungsworkflow angestoßen.
Durch Anklicken eines Termins kann dieser durch das dann erscheinende Fenster bearbeitet werden.
Es stehen folgende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Auswahl:
• Ausfall des Termins
• Abweichende Dauer des Termins
• Bemerkung zu dem Termin
Mit Klick auf ‚weiteren Termin anlegen‘ werden Zusatz- und Vertretungstermine hinzugefügt.
Hinweis: Optional ist eine Einschränkung der Bearbeitungsmöglichkeiten der Termine möglich.
Die Abrechnungsprüfung erfolgt dann seitens des Bildungsträgers. Die Verwaltungsmitarbeitenden erhalten eine E-Mail, dass Kurse zur Abrechnung eingereicht wurden zusammen mit Link zur itm:PORTAL Seite, über die die Bestätigung bzw. Ablehnung erfolgt.
Mit Bestätigung der Abrechnung des jeweiligen Kurses werden die entsprechenden Sollstellungen im Verwaltungsprogramm (z. B . itm:MANAGER/KuferSQL) verbucht und zur Auszahlung bereitgestellt.
Mit Ablehnung der Abrechnung erhalten die Kursleitung sowie der Bildungsträger eine Information per E-Mail, um den Vorgang zu klären.
Bei Interesse an diesem Modul melden Sie sich gerne bei uns unterinfo@itemkg.de.
In der Übersicht der Kursplanungen finden Sie den Punkt 'Vertragsbestätigung'.
Zunächst werden Ihnen unter dem Oberbegriff Vertragsbestätigung alle offenen Kurse ohne eine abgegebene Bestätigung oder Ablehnung angezeigt. Hier suchen Sie sich Ihren Kurs heraus und gehen über den Button Vertrag. Danach wählen Sie sich Ihren Vertrag aus, den Sie Bestätigen oder Ablehnen wollen (hier im Bild 'Honorarvertrag').
Nachdem Sie den Vertrag ausgewählt haben, wird Ihnen dieser noch einmal angezeigt und Sie können diesen zur Kontrolle einsehen. Der Vertrag kann nun über einer der beiden Schaltflächen (Bestätigen oder Ablehnen) gekennzeichnet werden.
Für das Bestätigen des Vertrages gibt Ihnen das itm:PORTAL die Auswahlmöglichkeit zwischen zwei Varianten. Diese Einstellung muss im Vorfeld getroffen werden. Eine Mischung aus beiden Varianten ist nicht möglich.
Variante1 - Damit können Sie direkt am PC, Tablet oder Smartphone "handschriftlich" unterzeichnen.
Variante 2 - Hier bestätigen Sie den Vertrag durch die Aktivierung des Hakens Vertrag bestätigen. Der Vertrag wird dadurch elektronisch bestätigt und ist ohne Unterschrift gültig.
Um den Vertrag abzulehnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen. Sie gelangen in eine Maske mit Bemerkungsfeld, um optional einen Grund zur Vertragsablehnung hinzufügen. Gehen Sie danach über die Schaltfläche Ablehnen, um dem Bildungsträger mitzuteilen, dass Sie den Vertrag abgelehnt haben.
Die Listendruck-Funktionalität erlaubt z. B. Listen aus dem itm:MANAGER/LISSY.Net/ auch über das Portal auszugeben. Die Listen müssen dazu in der Listenverwaltung im itm:MANAGER (LISSY.Net) System für die Verwendung im Web freigegeben werden.
Die fertige Liste kann dann entweder als PDF heruntergeladen oder direkt gedruckt werden.
Hoch-/Herunterladen von Dokumenten
Das Hoch-/Herunterladen von Dokumenten zu einem Kurs kann über Meine Kurse gesteuert werden.
Alle relevanten Daten oder Dokumente können hier digital abgelegt werden. Dabei werden sämtliche Dateiformate im itm:PORTAL unterstützt (PDF, Word, Excel, JPG, PNG, txt, xml etc.).
Terminplanung
Im itm:PORTAL können auch Termine geplant werden.
Über Terminvorschläge hinzufügen, können Termine an den Bildungsträger abgegeben und vorgeschlagen werden.
Dabei können entweder direkt einzelne Termine oder - falls der genaue Termin noch nicht bekannt ist - ein Terminbereich ausgewählt werden.
Um einen neuen Zugang einzurichten, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Kursleitungs-Profil im Verwaltungsprogramm des Bildungsträgers
- E-Mail-Adresse muss hinterlegt sein
- Die E-Mail-Adresse darf nicht mit der E-Mail-Adresse eines Mitarbeitenden übereinstimmen, wenn beide itm:Portale (Mitarbeitende und Kursleitende) genutzt werden.
Sodann kann auf der Start-/Loginseite über den Button Neuer Zugang, ein Login angelegt bzw. angefordert werden.
Hierzu wird der Anwendertyp Kursleitung ausgewählt, die hinterlegte E-Mail-Adresse eingetragen und dann auf abschicken geklickt.
Es wird nun eine E-Mail mit einem Link verschickt. Über diesen Link kann einmalig ein Passwort für den Login vergeben werden. Nach Vergabe des Passwortes, kann sich die Kursleitung mit der E-Mail Adresse und dem neuen Passwort anmelden.
