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Automatische E-Mail-Benachrichtigungen vereinfachen Kursverwaltung

In der Verwaltung von Kursen stecken viele Standardprozesse. Diese Fälle sind prädestiniert für eine Automatisierung.

In der Verwaltung von Kursen stecken viele Standardprozesse. Ob Anmeldebestätigungen, Erinnerungen an bevorstehende Kurse, Weitermeldungen nach Kursende und vieles mehr, in der Regel werden dafür E-Mails versendet. Diese Fälle sind prädestiniert für eine Automatisierung. Also ein E-Mail-Versand, der nicht mehr manuell erfolgen muss, sondern über ein Programm automatisch ausgelöst wird. Überall dort, wo Standard-Mitteilungen zum Tagesgeschäft gehören, bringt die E-Mail-Automation eine Vereinfachung und messbare Zeitersparnis. Auch komplexere Sachverhalte lassen sich abbilden, wie beispielsweise das Ausstellen eines Teilnahmenachweises nach Erreichen einer festgelegten Teilnahmequote. Die jeweiligen Kriterien, die einen automatischen E-Mail-Versand auslösen, und natürlich auch der E-Mail-Inhalt, lassen sich im Vorfeld ganz individuell bestimmen und jederzeit ändern.

Wertschöpfung ab der ersten Sekunde
Unsere Kund(inn)en können den wertschöpfenden Beitrag täglich sehen. Aufwand und Zeit für die Standardprozesse im Kursmanagement reduzieren sich erheblich, Dozierende wie Mitarbeitende sind froh über den Zeitgewinn und die zuverlässige automatisierte Kommunikation. Automation macht auch vor kurzfristigen Benachrichtigungen nicht halt. Beginnt ein Kurs am Montag in aller Frühe und der Dozierende wird sonntags krank, bleibt oftmals keine Möglichkeit, die Teilnehmenden noch rechtzeitig zu informieren. Unsere automatisierten Prozesse sind unabhängig von Öffnungszeiten und der Anwesenheit von Mitarbeitenden. In diesem Szenario kann eine zusätzliche App den E-Mail-Versand auslösen. Sobald der Dozierende sich in dieser App krankmeldet, werden die Kursteilnehmenden benachrichtigt. Zeitgleich und quasi in Echtzeit.

Schnelle Installation und volle Transparenz
Die von der ITEM KG entwickelte E-Mail Automation ist innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit. Nachdem wir gemeinsam mit dem Auftraggebenden die Kriterien und Inhalte der E-Mails festgelegt haben, installieren wir per Fernwartung eine Schnittstelle und führen anschließend einen Test durch. Mehr ist nicht notwendig und es spielt auch keine Rolle, welche Software ansonsten verwendet wird. Volle Transparenz über die versendeten E-Mails gewährleistet die ITEM KG durch Protokolle. Dadurch lässt sich jederzeit überblicken, welche E-Mails wann und an wen versendet wurden.

Für eine Übersicht der bisher umgesetzten, aktuellen Mail-Verfahren klicken Sie hier.