Modernisieren, ohne Bewährtes aufzugeben
Wie die Augsburger Volkshochschule ihren digitalen Auftritt neu aufstellte – und dabei auf mehr als 20 Jahre gewachsene Prozesse aufbauen konnte
Eine Website lässt sich neu gestalten. Gewachsene digitale Prozesse lassen sich nicht einfach ersetzen.
Bei einer Bildungsorganisation wie der Augsburger vhs hängen hinter dem sichtbaren Webauftritt zahlreiche Abläufe zusammen: Kursverwaltung, Buchung, Teilnehmendenkommunikation, automatisierte Benachrichtigungen und etablierte Verfahren im Hintergrund.
Wer den digitalen Auftritt grundlegend erneuern will, steht deshalb vor einer entscheidenden Frage:
Wie lässt sich die Nutzererfahrung modernisieren, ohne funktionierende Prozesse und gewachsene Automatisierungen aufs Spiel zu setzen?
Genau vor dieser Aufgabe stand die Augsburger vhs.
Auf Basis einer mehrmonatigen Konzeptionsphase zu Marke, Design und Nutzeransprache entstand unter der Projektleitung von Dr. Tanja Deuerling von nhb kreation gemeinsam mit Web- und Datenbank-Spezialisten Milutin Culibrk und ITEM eine neue Webplattform. Sie ermöglicht einen modernen, intuitiven Zugang zum Bildungsangebot und knüpft zugleich zuverlässig an die bestehende Kursverwaltung und die gewachsenen Prozesse an.
„Eine Marke zu schärfen, das Design zu bearbeiten, den Zugang zu den Kursen neu zu denken und das mit der bestehenden Programm-Struktur in Einklang zu bringen, war eine Herausforderung. Alle beteiligten Experten und Expertinnen haben exzellent zusammengearbeitet und die Umsetzung hat reibungslos funktioniert. Ein echtes Vorzeigeprojekt.“
Ein neuer Auftritt sollte nicht bedeuten, wieder von vorne anzufangen
Die Augsburger vhs und ITEM arbeiten seit mehr als 20 Jahren zusammen. In dieser Zeit sind zahlreiche digitale Verfahren entstanden, die heute selbstverständlich zum Arbeitsalltag gehören.
Dazu zählen beispielsweise personalisierte Weitermeldungen in Folgekurse, Benachrichtigungen bei frei werdenden Plätzen, Feedbackverfahren und automatisierte Kommunikation mit Teilnehmenden.
Besonders anspruchsvoll waren dabei nicht nur die sichtbaren Seiten, sondern die Prozesse, die im Hintergrund zuverlässig weiter funktionieren mussten.
Wenn etwa ein Platz in einem ausgebuchten Kurs frei wird, soll die entsprechende Benachrichtigung weiterhin automatisch versendet werden. Auch Weitermeldungen oder Feedbackprozesse dürfen nicht an einer neuen technischen Oberfläche scheitern.
Automatisierung
Für Nutzerinnen und Nutzer laufen solche Vorgänge nahezu unsichtbar ab. Im Hintergrund greifen jedoch Kursverwaltung, Schnittstellen, Regeln und automatisierte Verfahren ineinander.
Als die Augsburger vhs ihren Webauftritt erneuern wollte, war deshalb klar: Die neue Plattform musste diese gewachsene Digitalisierung mitnehmen.
Vom Markenprozess zur neuen digitalen Plattform
Der Ausgangspunkt war zunächst kein technisches Projekt, sondern die Frage, wie sich die Augsburger vhs und ihr Bildungsangebot künftig digital präsentieren sollen.
Gemeinsam mit Dr. Tanja Deuerling und nhb kreation setzte sich die Augsburger vhs über mehrere Monate intensiv mit ihrer Marke und ihrem digitalen Auftritt auseinander. Bestehende Strukturen wurden hinterfragt, Inhalte neu geordnet und die Nutzerführung grundlegend weiterentwickelt.
nhb kreation entwickelte aus dem Marken- und Konzeptionsprozess die neue Struktur, Gestaltung und visuelle Sprache der Website. Im Mittelpunkt stand dabei nicht nur ein modernes Erscheinungsbild, sondern vor allem die Frage, wie die Vielfalt der Themen und Angebote verständlich vermittelt wird und Nutzerinnen und Nutzer möglichst intuitiv zu passenden Kursen und Informationen gelangen.
Auf dieser Grundlage überführte Culibrk die entwickelten Konzepte in die neue Webanwendung und setzte die Anforderungen technisch um.
ITEM stellte die Verbindung zu den bestehenden Fachprozessen und zum bei der Augsburger vhs eingesetzten Kursverwaltungssystem KuferSQL her.
Über itm:CONNECT werden die benötigten Kursdaten und Funktionen für die neue Plattform bereitgestellt.
Kursverwaltung
und Funktionen
und buchen
Damit konnte eine vollständig neue digitale Oberfläche entstehen, ohne zugleich die zentrale Kursverwaltung und die darauf aufbauenden Prozesse neu konzipieren zu müssen.
Das Nutzererlebnis wurde neu gedacht. Die bewährten Prozesse im Hintergrund blieben erhalten.
Moderne Entwicklung braucht Prozesswissen
Eine Besonderheit der technischen Umsetzung war der intensive Einsatz KI-gestützter Entwicklungswerkzeuge durch Culibrk.
Sie halfen dabei, die zuvor entwickelten Designs und Anforderungen schneller in funktionsfähige Software zu überführen und Änderungen kurzfristig umzusetzen.
Gleichzeitig zeigte sich, dass technologische Geschwindigkeit allein nicht ausreicht.
„Man braucht doch schon ziemlich viel Domain-Wissen, was Volkshochschule angeht. Die KI kann nicht einfach die API auslesen und sofort alles wissen.“
Nach Einschätzung von Culibrk wäre die technische Umsetzung in dem engen Zeitrahmen ohne KI-Unterstützung kaum möglich gewesen. Das notwendige Wissen über die Prozesse einer Volkshochschule konnte die Technologie jedoch nicht ersetzen.
Gerade das Zusammenspiel aus konzeptioneller Vorarbeit, modernen Entwicklungsmethoden und Kenntnis der bestehenden Fachprozesse machte eine schnelle und verlässliche Umsetzung möglich.
Direkte Abstimmung als Erfolgsfaktor
Gerade weil mehrere Partner und Fachdisziplinen zusammenarbeiteten, war die direkte Abstimmung besonders wichtig.
Fragen zu Schnittstellen und bestehenden Abläufen konnten schnell geklärt werden. Das hielt die Entwicklung im Fluss und verhinderte unnötige Verzögerungen.
„Die Zusammenarbeit war einwandfrei. Bei Fragen zur Schnittstelle gab es zeitnah Rückmeldung, sodass direkt weitergearbeitet werden konnte. Das war unglaublich wichtig.“
Auch Culibrk hebt die kurzen Kommunikationswege hervor:
„Die Kommunikation war super und super schnell. Das hätte ich so nicht erwartet.“
Gerade bei Projekten, in denen mehrere Systeme und Beteiligte zusammenspielen, wird diese Verlässlichkeit zu einem wichtigen Erfolgsfaktor.
Einfach für die Redaktion, offen für Weiterentwicklung
Auch im redaktionellen Alltag sollte die neue Plattform möglichst unkompliziert bleiben.
nhb kreation entwickelte gemeinsam mit Milutin Culibrk ein schlankes Content-Management-System, das sich bewusst auf die tatsächlich benötigten Funktionen konzentriert.
„Wir haben eine kurze Einführung bekommen, die gerade einmal eine halbe Stunde gedauert hat. Danach sind wir schon gut durchgestiegen.“
Aktuelles, Highlights und weitere redaktionelle Inhalte können direkt durch die vhs gepflegt werden. Die Kursinformationen werden weiterhin über itm:CONNECT aus der zentralen Kursverwaltung eingebunden.
redaktionelle Inhalte
und Kursinformationen
So bleibt klar geregelt, welches System für welche Inhalte zuständig ist, und doppelte Pflege wird vermieden.
Gleichzeitig ist die Plattform auf Weiterentwicklung ausgelegt. Rückmeldungen aus dem laufenden Betrieb fließen direkt in Optimierungen ein. Suche und Filter wurden beispielsweise bereits nachjustiert.
Parallel analysiert die vhs mit Matomo, wie Nutzerinnen und Nutzer durch Website und Buchungsprozess geführt werden. Daraus lassen sich weitere Verbesserungen ableiten.
Auch neue Formen der Kurssuche sind künftig denkbar, etwa stärker thematische oder KI-gestützte Ansätze.
Das Ergebnis: mehr Freiheit für Weiterentwicklung
KuferSQL bleibt bei der Augsburger vhs das führende Fachsystem für die Kursverwaltung. itm:CONNECT verbindet die bestehende Kursverwaltung mit der neuen Webplattform und macht die benötigten Daten und Funktionen dort verfügbar.
Damit kann die vhs ihre digitalen Angebote schrittweise ausbauen und neue Anwendungen anbinden. Gleichzeitig bleibt sie flexibel, wenn sich Anforderungen, Anwendungen oder die Systemlandschaft künftig verändern.
Der Relaunch schafft so mehr als einen neuen digitalen Auftritt: Er schafft eine belastbare Grundlage für die weitere Entwicklung.
Die vhs gewinnt damit die Freiheit, neue Ideen umzusetzen, ohne bei jeder Veränderung die bestehende Systemlandschaft grundsätzlich infrage stellen zu müssen.
Weiterführende Informationen
- Die Webseite der Augsburger Volkshochschule: www.vhs-augsburg.de
- itm:CONNECT für die Anbindung und Integration