Von der Digitalisierung zur datenbasierten Steuerung

Auf der diesjährigen cobra-vhs-Fachkonferenz wurden zahlreiche Zukunftsthemen rund um Weiterbildung, Digitalisierung und Organisation diskutiert. Dabei wurde deutlich: Die Herausforderungen vieler Bildungseinrichtungen verändern sich. Während in den vergangenen Jahren vor allem die Digitalisierung von Prozessen im Mittelpunkt stand, rücken heute zunehmend Fragen der Automatisierung, Entlastung und strategischen Steuerung in den Fokus.

Aus unserer Sicht lässt sich diese Entwicklung in drei aufeinander aufbauende Stufen einordnen:

Digitalisierung → Automatisierung → Steuerung

Stufe 1: Digitalisierung

Die erste Entwicklungsstufe bestand darin, Informationen digital zu erfassen, bereitzustellen und zu verarbeiten.

Kursverwaltungen wurden eingeführt, Anmeldungen elektronisch abgewickelt und Informationen über Websites, Online-Buchungen und Lernplattformen bereitgestellt. Viele Bildungseinrichtungen haben in diesem Bereich in den vergangenen Jahren große Fortschritte erzielt.

Digitalisierung schafft die Grundlage für moderne Arbeitsabläufe und eine bessere Erreichbarkeit. Im ITEM-Ökosystem unterstützen Lösungen wie itm:MANAGER, itm:CONNECT, itm:PAGES, itm:TEACH und itm:PORTAL Bildungseinrichtungen dabei, diese digitale Basis aufzubauen und weiterzuentwickeln.

Stufe 2: Automatisierung

Im nächsten Schritt werden Informationen nicht mehr nur digital gespeichert, sondern aktiv genutzt.

Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisiert ab. Erinnerungen werden versendet, Feedbackprozesse angestoßen, Informationen bereitgestellt und Kommunikationsabläufe vereinfacht. Auch Kursleitende werden digital eingebunden, während Prozesse zunehmend miteinander verknüpft werden.

Automatisierung schafft Entlastung und hilft dabei, knappe personelle Ressourcen gezielter einzusetzen. Dazu zählen beispielsweise automatisierte Kommunikations- und Informationsabläufe, digitale Feedbackprozesse, Mailautomationen sowie Kursleitendenportale. Im ITEM-Ökosystem greifen hierfür unter anderem itm:PORTAL und itm:CONNECT ineinander, ergänzt durch Lösungen für Feedback- und Evaluationsumfragen sowie automatisierte Kommunikation.

Stufe 3: Steuerung

Die nächste Entwicklungsstufe geht über Digitalisierung und Automatisierung hinaus.

Hier steht eine andere Frage im Mittelpunkt: Wie können vorhandene Informationen genutzt werden, um bessere Entscheidungen zu treffen?

Organisationen verfügen heute bereits über eine Vielzahl an Informationen. Die Herausforderung besteht häufig nicht darin, weitere Daten zu sammeln, sondern vorhandene Informationen sinnvoll zusammenzuführen und nutzbar zu machen.

Gleichzeitig entstehen immer mehr zusätzliche Informationsquellen. Neben klassischen Verwaltungsinformationen gewinnen beispielsweise Website-Nutzung, Suchverhalten, Portalaktivitäten, Feedbackprozesse, eLearning-Angebote oder digitale Services zunehmend an Bedeutung.

Jede dieser Quellen liefert für sich genommen nur einen Ausschnitt.

Erst wenn verschiedene Informationen zusammengeführt werden, entsteht ein umfassenderes Bild der Organisation.

So lassen sich Entwicklungen frühzeitiger erkennen, Zusammenhänge besser verstehen und Entscheidungen fundierter vorbereiten.

Daraus entstehen Antworten auf Fragen wie:

Welche Angebote entwickeln sich positiv?
Welche Zielgruppen werden erreicht?
Wo entstehen Engpässe?
Welche Maßnahmen zeigen Wirkung?
Wo sollten Ressourcen eingesetzt werden?
Welche Entwicklungen zeichnen sich bereits heute ab?

Genau darin sehen wir die nächste Entwicklungsstufe digitaler Organisationen: Informationen nicht nur zu erfassen oder Prozesse zu automatisieren, sondern vorhandenes Wissen gezielt für Planung, Steuerung und Weiterentwicklung nutzbar zu machen.

Der Blick nach vorn

Digitalisierung schafft die Grundlage.

Automatisierung schafft Entlastung.

Steuerung schafft Orientierung.

Damit diese dritte Entwicklungsstufe gelingen kann, müssen Informationen aus unterschiedlichen Bereichen sinnvoll zusammenwirken.
Künstliche Intelligenz wird in diesem Zusammenhang zunehmend interessant – nicht als Ersatz für menschliche Entscheidungen, sondern als Assistenzsystem. Sie kann dabei helfen, Entwicklungen sichtbar zu machen, Zusammenhänge zu erkennen und Hinweise auf mögliche Handlungsbedarfe zu geben.

ITEM begleitet Bildungseinrichtungen auf diesem Weg – von der Digitalisierung über die Automatisierung bis hin zur datenbasierten Steuerung.