Änderungsnachverfolgung im itm:MANAGER
Im täglichen Betrieb entstehen zahlreiche Änderungen an Kurs-, Teilnehmer- und Abrechnungsdaten. Viele dieser Informationen sind geschäftsrelevant, einige sogar gesetzlich besonders schutz- und aufbewahrungspflichtig. Damit Sie diese Anforderungen zuverlässig erfüllen können, bieten wir im itm:MANAGER das optionale Zusatzmodul Änderungsnachverfolgung an.
Warum eine Änderungsnachverfolgung sinnvoll ist
In der Verwaltung von Kursen, Teilnehmenden und abrechnungsbezogenen Vorgängen kommt es regelmäßig zu Datenanpassungen. Für Ihre interne Qualitätssicherung ebenso wie für externe Prüfungen ist es oft hilfreich – oder notwendig –, Änderungen an Datensätzen nachvollziehbar zu dokumentieren.
Die Änderungsnachverfolgung ermöglicht Ihnen:
sämtliche Änderungen an zentralen Datensätzen transparent einzusehen
ältere Datenstände bei Bedarf zu rekonstruieren
Verantwortlichkeiten von Änderungen nachzuvollziehen
Prüfer*innen bei Rückfragen verlässlich Auskunft zu geben
Dies schafft Klarheit, entlastet Ihr Team und stärkt die Revisionssicherheit Ihrer Abläufe.
Gesetzliche Hintergründe
Für verschiedene Datenarten gelten gesetzliche Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung:
GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern):
Änderungen an steuerrelevanten Daten müssen nachvollziehbar sein; ein vorheriger Datenstand muss rekonstruierbar bleiben.
HGB und Abgabenordnung:
Unterlagen und elektronische Aufzeichnungen müssen vollständig, korrekt und unveränderbar aufbewahrt werden.
Förderprogramme (z. B. ESF, BAMF):
Viele Programme verlangen eine jederzeit prüfbare Dokumentation von Änderungen an abrechnungsrelevanten Daten.
Die Änderungsnachverfolgung im itm:MANAGER erfüllt die zentrale Anforderung der lückenlosen, technischen Nachvollziehbarkeit – unabhängig davon, ob diese gesetzlich verlangt oder organisatorisch sinnvoll ist.
Wie die Lösung im itm:MANAGER arbeitet
Die Änderungsnachverfolgung protokolliert performant, detailliert und zuverlässig, ohne dass bestehende Arbeitsprozesse angepasst werden müssen.
Dabei werden u. a. erfasst:
welche Felder verändert wurden
alte und neue Werte
Zeitpunkt der Änderung
verantwortlicher Benutzer
Die Erfassung erfolgt systemseitig, vollständig und manipulationsresistent.
Für wen das Modul besonders empfehlenswert ist
Das Zusatzmodul ist besonders sinnvoll für Einrichtungen,
die mit abrechnungs- oder förderrelevanten Daten arbeiten,
die interne Prozesse revisionssicher dokumentieren möchten,
die regelmäßig Prüfungen oder Audits unterliegen,
die klare, transparente Datenflüsse im Haus sicherstellen möchten.
Gern beraten wir Sie persönlich
Die Änderungsnachverfolgung soll Ihnen helfen, gesetzliche Anforderungen sicher zu erfüllen und Transparenz im täglichen Betrieb zu erhöhen. Wenn Sie prüfen möchten, ob das Modul für Ihre Einrichtung sinnvoll ist, beraten wir Sie gern unverbindlich.
Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.