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Gemeinsamer Auftritt trotz unterschiedlicher Systeme

Die KVHS Aurich-Norden vereint itm:MANAGER und KuferSQL auf einer zentralen Plattform

Die Volkshochschulstandorte Aurich und Norden sind zentrale Bildungsträger in der Region Ostfriesland und stehen gemeinsam für ein vielfältiges Angebot in den Bereichen Weiterbildung, Integration und gesellschaftliche Teilhabe. Seit einiger Zeit treten beide Einrichtungen unter der gemeinsamen Marke „KVHS Aurich – Norden“ auf. 

Ziel des Projekts war es, diesen gemeinsamen Auftritt auch digital konsequent umzusetzen und eine zentrale, moderne Portalwebseite zu schaffen, die beide Standorte vereint und den Nutzer:innen ein einheitliches Erlebnis bietet. 

Während der Standort Aurich seit vielen Jahren erfolgreich mit dem itm:MANAGER der ITEM KG arbeitet, setzt man in Norden auf das Kursverwaltungssystem KuferSQL. Zwei Systeme, zwei Datenstrukturen, zwei gewachsene Arbeitsweisen und dennoch ein gemeinsames Ziel. 

zur Webseite der KVHS Aurich-Norden

Die Ausgangssituation: Zusammenführen, ohne zu ersetzen 

Eine besondere Herausforderung bestand in der bestehenden technischen Ausgangssituation: 

  • In Aurich arbeitet man seit vielen Jahren mit dem Kursverwaltungssystem itm:MANAGER der ITEM KG 

  • Norden setzt parallel das System KuferSQL ein 

Damit mussten zwei unterschiedliche Datenquellen und Systemlogiken in einem gemeinsamen Webauftritt zusammengeführt werden, ohne die gewachsenen Strukturen der beiden Einrichtungen zu verändern. 

Gesucht wurde daher keine Ablösung, sondern eine intelligente Integrationslösung, die: 

  • beide Kursverwaltungsprogramme miteinander verbindet  

  • einen gemeinsamen Webauftritt ermöglicht  

  • und gleichzeitig die internen Prozesse nicht einschränkt  

Genau hier setzt die Kombination aus itm:CONNECT, itm:PORTAL und einer modernen TYPO3-Webseite an. 

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Die Lösung: Eine zentrale Plattform mit itm:CONNECT

Kernstück des Projekts ist eine neue Portalwebseite, die auf TYPO3 basiert und durch itm:CONNECT als Integrationsschicht erweitert wurde. 

Mit itm:CONNECT gelingt es, die Daten aus itm:MANAGER und KuferSQL zusammenzuführen und in einer gemeinsamen Oberfläche darzustellen, ohne dass eines der Systeme angepasst oder ersetzt werden muss. 

Für die kvhs Aurich – Norden bedeutet das konkret: 

  • Ein zentrales Kursangebot aus beiden Systemen auf einer gemeinsamen Webseite  

  • Eine durchgängige Suche und Navigation, unabhängig vom Ursprung der Daten  

  • Ein einheitlicher Buchungsprozess für Teilnehmende  

  • Saubere Trennung im Hintergrund, sodass beide Standorte weiterhin in ihren gewohnten Verwaltungssystemen arbeiten können  

Die Portalwebseite wird dabei zur zentralen Buchungsplattform – und damit zum digitalen Herzstück der neuen gemeinsamen Marke. 

So entsteht für die Nutzerinnen und Nutzer ein konsistentes Gesamtbild, unabhängig davon, aus welchem System die Kursdaten stammen. 

 

Mehr als eine Webseite: Digitale Zusammenarbeit mit itm:PORTAL 

Neben der öffentlichen Webseite wurde auch die interne Zusammenarbeit neu gedacht. 

Mit itm:PORTAL für Kursleitungen und Mitarbeitende stehen beiden Standorten nun gemeinsame digitale Arbeitsumgebungen zur Verfügung. Während in Aurich das itm:PORTAL für Kursleitende bereits genutzt wird, wurde es im Rahmen des Projekts auch für den Standort Norden eingeführt und erweitert. 

Darüber hinaus kam für beide Standorte zusätzlich das itm:PORTAL für Mitarbeitende zum Einsatz. Dies ermöglicht es den Verwaltungen, standortübergreifend zu arbeiten und beispielsweise Buchungen für den jeweils anderen Standort vorzunehmen. 

So entstehen klare Vorteile im Arbeitsalltag: 

  • Dozierende aus beiden Standorten können in gleicher Weise digital auf ihre Kurse zugreifen 

  • Mitarbeitende können standortübergreifend auf Kurse und Teilnehmende zugreifen  

  • Buchungen können für beide Standorte durchgeführt werden  

  • Informationen sind transparent und einheitlich verfügbar  

Selbst bei getrennten Datenbanken wird so eine Zusammenarbeit möglich, die sich für die Nutzerinnen und Nutzer wie ein gemeinsames System anfühlt. 

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Der Weg dorthin: Enge Abstimmung und klare Prioritäten


Das Projekt wurde in enger Abstimmung mit allen Beteiligten umgesetzt und umfasste mehrere Phasen: 

  1. Analyse & Konzeption 
    Aufnahme der bestehenden Systemlandschaften, Abstimmung der Anforderungen und Definition der Zielarchitektur 

  1. Design & Struktur 
    Entwicklung eines gemeinsamen Webkonzepts unter Berücksichtigung der neuen Dachmarke und der technischen Gegebenheiten 

  1. Technische Umsetzung 
    Aufbau der TYPO3-Plattform und Integration beider Kursverwaltungssysteme über itm:CONNECT sowie Erweiterung der Portalstruktur mit itm:PORTAL 

  1. Abstimmung & Optimierung 
    Iterative Tests, Abstimmungen mit den Standorten sowie Feinjustierung der Datenintegration und Nutzerführung 

 

Der Mehrwert: Einheitlich nach außen – flexibel im Hintergrund 

Mit der neuen Lösung zeigt sich die kvhs Aurich – Norden heute auch digital als Einheit – ohne ihre gewachsenen Strukturen aufgeben zu müssen. 

Die Vorteile auf einen Blick: 

  • Ein gemeinsamer Markenauftritt für beide Standorte  

  • Zentrale Buchungsplattform für alle Angebote  

  • Deutlich verbesserte Nutzerführung für Teilnehmende der Region  

  • Effizientere Zusammenarbeit in der Verwaltung  

  • Zukunftssichere Architektur, die weiter ausgebaut werden kann  

Besonders bemerkenswert: 
Die Integration funktioniert nicht nur innerhalb der ITEM-Welt, sondern systemübergreifend – auch mit einem externen Wettbewerbsprodukt. 

Zwei Personen vor einem Bildschirm

Marketing-Leitung Maike Drost (KVHS Aurich-Norden) und Projektmanager Ralph Maas (ITEM KG).

Das sagt unsere Kundin

„Für uns war schnell klar, dass wir im Zuge unserer Fusion auch digital zusammenwachsen müssen, allerdings ohne unsere bestehenden Systeme aufzugeben. Dass wir mit itm:MANAGER und KuferSQL zwei unterschiedliche Lösungen im Einsatz haben, war dabei zunächst eher eine Herausforderung. 

Umso überzeugender war für uns der Ansatz von ITEM KG, genau hier anzusetzen und eine Lösung zu schaffen, die beide Systeme miteinander verbindet, anstatt eines davon zu ersetzen. Mit der Kombination aus Webseite, itm:CONNECT und itm:PORTAL ist es gelungen, eine gemeinsame Plattform aufzubauen, die sich für unsere Teilnehmenden wie aus einem Guss anfühlt. 

Gleichzeitig behalten wir im Hintergrund unsere gewohnten Arbeitsweisen bei. Besonders im Alltag merken wir den Mehrwert: Wir können standortübergreifend arbeiten, Prozesse vereinheitlichen und unseren Service deutlich verbessern. Das Projekt hat uns nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch ein großes Stück näher zusammengebracht. 

Die Zusammenarbeit mit der ITEM KG war für uns etwas Besonderes. Viele kleine und große Anforderungen, individuelle Wünsche und spontane Ideen wurden jederzeit lösungsorientiert, flexibel und mit beeindruckender Geschwindigkeit umgesetzt. 

Besonders geschätzt haben wir, dass unser Projekt nicht einfach „abgearbeitet“ wurde, sondern dass unsere Vorstellungen wirklich verstanden und mitgedacht wurden. Gerade bei einem so umfangreichen Vorhaben mit unterschiedlichen Arbeitsbereichen, Zielgruppen und Prozessen war das nicht selbstverständlich. 

Vielen Dank an das gesamte ITEM-Team für die engagierte, verlässliche und partnerschaftliche Zusammenarbeit. Man hat gemerkt, dass hier Menschen mitdenken, kreative Lösungen finden und auch bei besonderen Anforderungen den Blick für das große Ganze behalten.“ 

- Maike Drost - 
Leitung Marketing
KVHS Aurich-Norden

Das sagen wir

„Dieses Projekt war für uns in vielerlei Hinsicht etwas Besonderes. Es ist nicht selbstverständlich, zwei eigenständig gewachsene Organisationen mit unterschiedlichen Systemlandschaften zu einem gemeinsamen digitalen Auftritt zusammenzuführen, insbesondere in einer Region, in der die Volkshochschulen eine so wichtige gesellschaftliche Rolle einnehmen. 

Umso mehr freut es uns, dass wir dieses Vorhaben für zwei Einrichtungen aus dem benachbarten Landkreis umsetzen durften. Uns war jederzeit bewusst, dass ein solcher Veränderungsprozess auch mit einem gewissen Maß an Akzeptanzrisiko verbunden ist, sowohl organisatorisch als auch technisch. 

Dass es gelungen ist, eine Lösung zu schaffen, die von beiden Standorten getragen wird und gleichzeitig echten Mehrwert für Teilnehmende, Mitarbeitende und Kursleitende bietet, macht uns besonders stolz.

Wir danken der KVHS für die hervorragende Zusammenarbeit und das Vertrauen in uns.

- Florian Röttger - 
Geschäftsführer ITEM KG