Hintergrund

Die ITEM KG stellt zum 31.12.2026 den Betrieb ihres Maildienstes sowie die Verwaltung von Domains und DNS-Einträgen ein.

Diese Leistungen wurden über viele Jahre ohne gesonderte Berechnung ergänzend zu unseren vertraglich vereinbarten Software- und Hostinglösungen bereitgestellt.

Inzwischen hat sich die Nachfrage deutlich verändert. Viele Kunden nutzen heute zentrale Cloud- und Infrastrukturplattformen, über die E-Mail, Domains und DNS gemeinsam verwaltet werden. Dadurch ist die Zahl der von ITEM betreuten Mailpostfächer und Domains kontinuierlich zurückgegangen.

Gleichzeitig sind die technischen, organisatorischen und regulatorischen Anforderungen an diese Leistungen erheblich gestiegen.

Veränderte Anforderungen

Der Betrieb eines Maildienstes umfasst heute weit mehr als die Bereitstellung von Postfächern sowie den Versand und Empfang von E-Mails. Er erfordert unter anderem laufende Maßnahmen zur Informationssicherheit, Spam- und Angriffserkennung, Pflege der Absenderreputation, Aktualisierung von Authentifizierungsverfahren sowie die Berücksichtigung individueller Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.

Auch die Verwaltung von Domains und DNS-Einträgen ist inzwischen eng mit zahlreichen geschäftskritischen Diensten verbunden. Dazu gehören beispielsweise Webseiten, E-Mail-Systeme, Cloud-Plattformen, Zertifikate, Identitätsdienste, Schnittstellen und externe Anwendungen.

Änderungen an DNS-Einträgen können daher weitreichende Auswirkungen haben. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Sicherheit, Dokumentation, Zuständigkeiten und Reaktionsfähigkeit. Hinzu kommen individuelle Vorgaben unserer Kunden, etwa zu Archivierung, Authentifizierung, Verschlüsselung, Aufbewahrung, Benutzerverwaltung oder Sicherheitsrichtlinien.

Gründe für die Einstellung

Für die verbleibende Anzahl betreuter Postfächer und Domains steht der technische, administrative und organisatorische Aufwand nicht mehr in einem angemessenen Verhältnis zur tatsächlichen Nutzung der Leistungen.

Zugleich ist die Verantwortung bei Betrieb und Verwaltung erheblich. Fehlerhafte oder verspätete Änderungen können die Erreichbarkeit von Webseiten, die Zustellung von E-Mails oder den Zugriff auf weitere digitale Dienste beeinträchtigen.

Die Entscheidung beruht daher auf einer Gesamtbetrachtung aus rückläufiger Nachfrage, steigenden Sicherheits- und Compliance-Anforderungen, zunehmender technischer Komplexität sowie einem erhöhten Abstimmungs- und Dokumentationsaufwand.

Vor diesem Hintergrund haben wir entschieden, diese Leistungen mit Ablauf des 31.12.2026 vollständig einzustellen.

Welche Leistungen sind betroffen?

Die Einstellung betrifft insbesondere:

• SMTP,

• IMAP,

• POP3,

• Webmail,

• Mailpostfächer,

• Domainverwaltung,

• Domainregistrierung und Domainverlängerung sowie

• Verwaltung und Änderung von DNS-Einträgen.

Die Einstellung betrifft ausschließlich die bislang ergänzend bereitgestellten Mail-, Domain- und DNS-Leistungen. Die vertraglich vereinbarten Software-, Hosting- und sonstigen Leistungen werden unverändert fortgeführt.

Da die genannten Leistungen bislang ohne gesonderte Berechnung ergänzend bereitgestellt wurden, ändern sich die vereinbarten Entgelte für die fortbestehenden Vertragsleistungen nicht.

Weiteres Vorgehen

Die genannten Leistungen stehen bis einschließlich 31.12.2026 zur Verfügung.

Wir empfehlen betroffenen Kunden, die Umstellung auf einen zukünftigen Anbieter frühzeitig zu planen. Dabei sollten insbesondere folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Übernahme bestehender Mailpostfächer und E-Mails,

• Einrichtung des zukünftigen Maildienstes,

• Übertragung der Domains,

• Übernahme der DNS-Verwaltung,

• Anpassung von MX-, SPF-, DKIM- und DMARC-Einträgen sowie

• Prüfung weiterer DNS-Einträge für Webseiten, Cloud-Dienste und Anwendungen.

Während der Übergangsphase unterstützen wir bei der Bereitstellung der erforderlichen Informationen und bei der Koordination der technischen Übergabe.

Nach dem 31.12.2026 werden Maildienst, Domainverwaltung und DNS-Verwaltung durch die ITEM KG nicht mehr fortgeführt.